Haben Sie an alles gedacht?
Unternehmensportrait
Sie haben ein schriftliches Portrait Ihres Unternehmens erstellt, das auch Ihre Unternehmensgrundsätze, das Leitbild für die Zukunft und Ihre Visionen für die Weiterentwicklung Ihres Unternehmens enthält. Sie kennen alle internen und externen Belange (z.B. gesetzliche, technische, wettbewerbliche, soziale Belange), die Einfluss auf Ziele, Strategie und Ergebnis des QM-Systems haben. Sie erfüllen außerdem die Anforderungen des Bundesdatenschutzgesetzes.
Interessierte Parteien
Sie kennen alle externen Parteien, die sich für Ihr Unternehmen und Ihr QM-System interessieren, und haben deren Erwartungen und Anforderungen analysiert.
Arbeiten mit Prozessen
Sie haben eine Übersicht über Ihre wesentlichen Geschäftsprozesse und haben sich bewusst gemacht, welche gegenseitigen Wechselwirkungen bestehen. Sie haben zu jedem Prozess eine (visualisierte) Dokumentation, die die einzelnen Prozessschritte, Eingaben, erwartete Ergebnisse, Befugnisse und Verantwortlichkeiten umfasst. Durch messbare Kennzahlen können Sie die Qualität des Prozesses messen und frühzeitig erkennen, wenn etwas nicht wie geplant funktioniert. Außerdem haben Sie für jeden Kernprozess mögliche Chancen und Risiken identifiziert und analysiert.
Strategische Ausrichtung der Organisation
Sie haben eine dokumentierte Organisationsstruktur, die den Anforderungen an Führung und Verpflichtung, Kundenorientierung sowie Qualitätspolitik gerecht wird. Die Rollen sind verteilt und kommuniziert und jeder weiß, was er zu tun hat (Befungnis und Kompetenz). Die Qualitätsgrundsätze des Unternehmens sind definiert und kommuniziert.
Risikomanagement
Sie haben ein Risikomanagement eingeführt, d.h. Sie identifizieren, bewerten und priorisieren regelmäßig relevante Risken für das Unternehmen, die Kunden oder die Geschäftsprozesse.
Management mit Zielen
Sie haben strategische und operative Ziele definiert, deren Erreichung regelmäßig überprüft wird. Zu jedem Ziel gibt es einen Verantwortlichen und einen Termin, zu dem das Ziel erreicht sein soll. Die Ziele umfassen auch Qualitätsziele.
Mitarbeiter
Sie führen eine Mitarbeiterzufriedenheitsbefragung durch und versuchen, in persönlichen Gesprächen jedem Mitarbeiter seine Perspektiven für die Zukunft aufzuzeigen. Die Stellung in der Unternehmensstruktur ist in einem Organigramm festgelegt. Für jede Stelle gibt es eine umfassende Stellenbeschreibung. Die Auswahl und Einarbeitung neuer Mitarbeiter erfolgt geplant nach festgelegten Regeln.
Infrastruktur
Es ist festgelegt, wie die Unternehmensinfrastruktur auszusehen hat. Dies kann von der Beschreibung der Raumaustattung über die Definition der einzelnen Arbeitsplatztypen gehen. Es existiert eine Geräteliste, in der auch die vorgeschriebenen Wartungen vermerkt sind.
Wissensmanagement
Sie haben ein Wissensmanagement eingeführt und sichergestellt, dass Ihre Organisation ein bereits einmal vorhandenes Wissen nicht mehr vergisst und auch schnell und bequem darauf zugreifen kann.
Kompetenz
Sie kennen alle relevanten Kompetenzen Ihrer Mitarbeiter und entwickeln ihr Wissen laufend fort. Dazu ist in einem Schulungsplan geregelt, wer wann etwas Neues lernen soll.
Kommunikation
Sie haben festgelegt, wer wann wie und vor wem worüber sprechen darf oder soll. Das betrifft die interne Kommunikation ebenso wie die externe Kommunikation.
Dokumentation
Sie haben die so genannte "Lenkung von Dokumenten" geregelt und kommuniziert. Es existiert eine Zusammenstellung aller mitgeltenden Unterlagen.
Qualitätssicherung
Sie kennen alle Anforderungen der Kunden an Produkte und Dienstleistungen und führen eine Endkontrolle durch. Auch die Qualität von Zulieferteilen oder -dienstleistungen wird überwacht und es erfolgt eine regelmäßige Lieferantenbewertung. Das Unternehmen hat eine geeignete Fehlerkultur, die akzeptiert, dass Fehler passieren können, erkannt werden und langfristig durch geeignete Maßnahmen abgestellt werden müssen.
Kundenbefragung
Es gibt eine Kundenbefragung, die Anforderungen, Wünsche und Zufriedenheit der Kunden abdeckt. Diese wird regelmäßig durchgeführt und ausgewertet.
Bewertung der Leistungen
Es erfolgt mindestens einmal pro Jahr ein Management Review, in dem die Wirksamkeit der ergriffenen Maßnahmen und des QM-Systems bewertet wird. Interne und externe Audits stellen sicher, dass die definierten Prozesse auch immer noch wie geplant eingehalten werden und die erwarteten Zahlen auch erreicht werden.
Laufende Verbesserung
Sie arbeiten ständig an der Weiterentwicklung Ihres QM-Systems. Dazu gehört, Nichtkonformitäten zeitnah zu erkennen und mit Korrekturmaßnahmen gegenzusteuern. Laufende Verbesserungen und hieraus abgeleitete Maßnahmen stellen sicher, dass sich das Unternehmen laufend verbessert und weiterentwickelt.